Fiche pratique n°6 : gestion des flux
Enjeux
- Méthodologie de travail
- Réassorts suivant un choix éditorial
- Offices selon les programmes allégés et le budget achat
- Retours à effectuer avec discernement
- Commandes clients
Action immédiate
Méthodologie
Afin de respecter au mieux les consignes sanitaires, il convient d’isoler la gestion des flux de la surface de vente (journal des ventes, réception, commande client, achats offices, retours). Ou du moins de réserver un espace fonctionnel en marge du parcours client. Tout acte d’achat (réassort + offices) comme toute décision dans la gestion des stocks demande de la disponibilité et une plage horaire dédiée.
Réassorts
La situation contribue à revisiter les rayons et à valider un réassort de fonds. Chaque logiciel de gestion en librairie permet de suivre le journal des ventes et de déclencher un réassort en fonction des rotations. Suite aux fermetures des librairies, le taux de rotation peut être biaisé et demande à faire preuve de discernement dans les chiffres avancés. L’Observatoire de la Librairie, mis en place par le SLF, reste un outil performant pour appréhender au mieux les flux et apprécier les ventes d’autres librairies partenaires.
Offices
Avec la reprise des flux d’offices, ce sont les mises en place décalées de nouveautés qui vont bénéficier d’une mise en avant. Les commerciaux (à distance, ou en visites dans le cadre de leur plan de tournée) sont à même de faire des propositions de quantités, selon l’axe de travail défini par la librairie. Vigilance sur les nouveautés sorties quelques semaines avant le confinement, et qu’il convient de maintenir sur table, avec un regard critique, selon le potentiel envisagé et le plan promo relancé par l’éditeur. Le choix du libraire, acheteur final, reste déterminant.
Retours
Avec la parenthèse de 2 mois, les outils de gestion peuvent fausser l’ancienneté de stock. Adopter une méthodologie de travail ad hoc pour bien gérer les retours afin d’éviter tout désagrément (ruptures de stocks prématurées, réassorts sur le tard) et paupériser les rayons. Les échéances de paiement ayant été rallongées, éviter tout retour anticipé sur des titres appuyés par le libraire lui-même lors des achats.
Commandes clients
Service essentiel, la commande client souffre, dans une certaine mesure depuis la reprise, de délais de livraisons rallongés. Les flux devraient de nouveau retrouver une fluidité. Dans le contexte sanitaire, privilégier un espace isolé de la surface de vente pour servir le client. Systématiquement proposée, la commande rappelle au client qu’il est entre les mains d’un professionnel du livre et que le libraire saura répondre à se demande. Face à une situation économique fragilisée par la fermeture durant 2 mois, le client peut entendre et comprendre que la commande en magasin participe au redémarrage de l’activité.
Rétroplanning
Juin
Consolider ou ajuster la ligne éditoriale de la librairie et optimiser ainsi la gestion des flux. La réouverture des librairies oblige à redéfinir la politique des achats, d’un point de vue trésorerie, comme sur l’offre globale.
Juin – septembre
L’occasion est donnée, et compte-tenu des emplois du temps et/ou des horaires modifiés, de déléguer la gestion des flux en animant les libraires autour d’un réassort pondéré tout en s’appuyant sur les outils de gestion. Idem pour l’achat des nouveautés avec les commerciaux ou à distance.
Juin
Demander aux forces de vente l’envoi des programmes en amont pour s’en imprégner, pour en discuter éventuellement en équipe, pour que le responsable accompagne le libraire dans son acte d’achat et anticipe les flux à venir.
Juin – septembre
Pour une meilleure lecture des flux, valoriser en CA et en quantités chaque panier de réassort et demander aux représentants un bon de commande valorisé des offices et opérations commerciales. En mettant en place un tableau de reporting, le libraire pourra ainsi optimiser à terme ses achats. A pondérer cependant sans méthode de lecture, suivi régulier et historique dans un premier temps.
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